6 Tipps zum Erstellen der Betriebskostenabrechnung als Vermieter

Nebenkostenabrechnung erstellen, Betriebskostenabrechnung erstellen
Als privater Vermieter kann man beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung einiges falsch machen...

Heißt es nun eigentlich Betriebskosten, oder Nebenkosten? Die gute Nachricht: Beides ist gängig und richtig. Im Gesetz ist allerdings nur von Betriebskosten die Rede. Nebenkosten kennt das Gesetz nicht und übrigens auch keine Warm-Miete oder Kalt-Miete. Das Mietrecht ist in Deutschland historisch gewachsen, oder negativer formuliert, etwas angestaubt.

Trotzdem müssen Sie sich als Vermieter an das Mietrecht halten. Und wie der Name schon sagt, hat hier der Mieter oft Recht, und Sie als Vermieter, sind in der Bringschuld.

Wenn Sie keinen professionellen Verwalter für die jährliche Betriebskostenabrechnung (Nebenkostenabrechnung) engagieren wollen, dann habe ich hier mehrere Tipps für Sie. Beachten Sie, dass es sich dabei nicht um eine Rechtsberatung handelt. Ich bin kein Anwalt, sondern Geschäftsführer einer Hausverwaltung.

Beachten Sie unbedingt die gesetzliche Frist

Mal ehrlich, irgendein Beleg lässt immer auf sich warten, oder? Mal fehlt noch die letzte Heizkostenabrechnung, oder aber die WEG-Verwaltung braucht ewig für die Hausgeldabrechnung für Ihr Sondereigentum. Dann haben Sie wahrscheinlich erst im vierten Quartal alle Belege für das Vorjahr zusammen und können dann erst die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen.

Lassen Sie sich damit aber nicht zu viel Zeit! Die magische (gesetzliche) Grenze ist der 31.Dezember, denn Ihr Mieter hat Anspruch auf eine Zustellung der Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr stets innerhalb eines Jahres.

Wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet eingeht, und sie für den Mieter eine Gutschrift ausweist, dann hat der Mieter natürlich immer noch Anspruch auf die Gutschrift. Wenn jedoch eine Nachzahlung fällig ist, dann sehen Sie als Vermieter vielleicht in die Röhre. Denn wenn ein Mieter seine Rechte genau kennt, wird er die Nachzahlung wahrscheinlich verweigern. Sie haben ihn (oder sie) ja zu spät über diese Nachzahlung informiert.

Setzen Sie sich also am besten das Ziel, spätestens im Oktober oder November die Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr erstellt zu haben. Dann vermeiden Sie diese Risiken von Anfang an. Wenn die Frist von Ihnen verpasst wurde, dann kann der Mieter theoretisch und praktisch alle geleisteten Vorauszahlungen auf Betriebskosten fürs Vorjahr erst einmal zurückfordern. Das wollen Sie sicher vermeiden.

Ein Bonus-Tipp: Wenn die Heizkostenabrechnung das Problem ist, und es auch keine Möglichkeit für Sie gibt den Turnus der HZ-Abrechnung passender zu gestalten, dann gibt es noch einen zweiten Weg: Es ist möglich die Betriebskostenabrechnung in eine Warme und eine Kalte aufzuteilen. Ich würde von dem Mehraufwand jedoch wo möglich abraten.

Nennen sie alle Betriebskosten im Mietvertrag

Eine riesige Anzahl von Betriebskostenabrechnungen ist anfechtbar. Das Problem ist dabei, was im Mietvertrag steht. Oder genauer gesagt ist das Problem, was nicht im Mietvertrag steht. Sie sollten unbedingt alle Betriebskosten einzeln in den Vertrag aufnehmen.

Verlassen Sie sich nicht auf Pauschal-Formulierungen wie “Der Mieter trägt alle anfallenden Betriebskosten im Sinne der §§ 1, 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV)”, sondern führen Sie diese Betriebskosten einzeln auch im Vertrag auf. Den Gesetzestext können Sie hier nachlesen.

Sobald einzelne Betriebskosten nicht im Mietvertrag erwähnt wurden, Sie diese aber mit der Betriebskostenabrechnung einfordern, kann ein gut informierter Mieter Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen.

Denken Sie nach, ob Ihre Immobilie einzigartige Betriebskosten aufweist, die nicht in der BetrKV erwähnt sind. Wenn es sich bei Ihrer Immobilie um Sondereigentum in einer WEG handelt, lohnt ein Blick in die letzte Hausgeldabrechnung. Stellen Sie sicher, dass alle umlagefähigen Betriebskosten auch sicher im Mietvertrag erwähnt werden.

Mein Bonus-Tipp: Rauchmelder bzw. die Wartung von Rauchmeldern wird oft als Betriebskosten im Mietvertrag vergessen. Wenn Sie diese Kosten umlegen wollen, dann vergessen sie nicht, sie aufzuführen.

Nehmen Sie nur umlagefähige Kosten in die Abrechnung auf

Nicht alle Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus können Sie auf den Mieter mit den Nebenkosten umlegen. Denn das ist oft einfacher gesagt als in die Tat umgesetzt, wie ich Ihnen Anhand einiger Beispiele zeigen werde.

Betriebskosten sind salopp formuliert wiederkehrende Kosten. Gartenarbeit ist nicht gleich Gartenarbeit. Wenn der Gärtner monatlich die Hecke trimmt, sind das Betriebskosten, die Sie auf ihre Mieter umlegen können. Kommt der Gärtner, und fällt die alte Eiche, dann ist das eine einmalige Angelegenheit. Die Personalkosten hierfür dürfen Sie nicht auf den Mieter in der Nebenkostenabrechnung umlegen.

Ständig falsch angegeben werden auch die Hausmeisterkosten. Meist sind die Angaben schon in der Hausgeldabrechnung vom WEG-Verwalter fälschlicherweise komplett als umlagefähig markiert. Hausmeister leisten im Grunde dreierlei verschiedene Arbeiten:

  • Arbeit für den Verwalter (z.B.: wirft Briefe vom Verwalter in Briefkästen aller Hausbewohner)
  • Arbeit für Instandhaltung / Instandsetzung (z.B.: Reparaturen)
  • Arbeit für Wartung (z.B. Ölen von Türscharnieren)

Es ließe sich noch detaillierter differenzieren. Aber wussten Sie, dass von den drei genannten nur Wartungskosten als Teil der Hausmeisterkosten umlagefähig sind? Und es gibt viele Graubereiche. Ist das Auswechseln von Glühbirnen nun Wartung, oder schon Instandsetzung? Mein konkreter Tipp für Sie ist, sich von Ihrem Hausmeister-Service bescheinigen zu lassen, wie viel Prozent der Hausmeisterkosten in jeder Rechnung umlagefähig sind, bzw. Wartungskosten sind.

Bei der Aufzugswartung lauert die nächste “Falle”. Sie müssen bei Rechnungen differenzieren. Wartungskosten sind umlagefähig, Reparaturkosten hingegen nicht. Und wie oft geht der Aufzug bei Ihnen kaputt? Auch auf Mieter im Erdgeschoss können Aufzugswartungskosten umgelegt werden.

Ziehen Sie sich für die Heizkostenabrechnung Profis zur Hilfe

Meistens sind Heizkosten inklusive der Kosten für Warmwasser der größte einzelne Kostenpunkt in der Nebenkostenabrechnung. Bei den sog. warmen Nebenkosten sollten Sie auf Fehler also besonders achten.

Mein erster Tipp dazu ist: Arbeiten Sie vor allem in größeren Wohnanlagen mit Heizungsablesern zusammen. Ein großer, bei uns in Hamburg tätiger Ablesedienst, ist z.B. TECHEM. Und vielleicht kennen Sie auch ISTA. Nach meiner Erfahrung sind deren professionell erstellte Heizungsabrechnungen jeden Cent wert. Sich selbst damit herumzuschlagen, ist als privater Vermieter für mehrere Wohneinheiten eine sehr fehleranfällige Angelegenheit.

Eine genaue Anleitung zum eigenständigen Erstellen der Heizkostenabrechnung als Teil der Betriebskostenabrechnung kann ich hier nicht leisten, denn das würde den Rahmen sprengen. Ich will Ihnen aber noch zumindest zwei konkrete Tipps geben:

  • Sie müssen Verbrauch und Grundkosten in der Abrechnung aufschlüsseln (z.B. 70/30). Wenn Sie das nicht tun, hat der Mieter ein Kürzungsrecht von 15%. Ihre Heizungsabrechnung entsprach dann nämlich nicht den Vorgaben.
  • In manch älteren Mietverträgen werden Betriebskosten pauschal abgegolten. Ganz so pauschal ist es dann aber trotzdem nicht. Eine Heizkostenabrechnung brauchen Sie dennoch.

Korrigieren Sie Fehler in der Betriebskostenabrechnung immer mit einer kompletten neuen BTK-Abrechnung

Der Tipp steht schon in der Überschrift. Fehler passieren, ob nun unverschuldet oder nicht. Wenn Sie nun aber eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung korrigieren müssen, dann ist dabei immer eine vollständige neue Abrechnung zu erstellen. Es reicht also kein kleiner Nachtrag, oder eine einzelne Rechnung.

Ich kann Ihnen aber nicht pauschal beantworten, ob diese neue Nebenkostenabrechnung dann vollständig rechtskräftig ist. Juristen sprechen von unheilbaren Fehlern. Dann bleiben Sie als Vermieter, z.B. weil die Jahres-Frist abgelaufen ist, auf Ihren Nachforderungen zu den Betriebskosten sitzen, wenn ein Mieter seine Rechte kennt und wahrnimmt.

Drei konkrete Tipps habe ich für Sie:

  • Als Klausel in die Betriebskostenabrechnung würde ich immer aufnehmen: “Vorbehaltlich unverschuldeter Nachberechnungen”. Das erhöht die Chancen bei unverschuldeten Korrekturen mit der neuen Betriebskostenabrechnung erfolgreich zu sein, bzw. auf Einsicht beim Mieter zu stoßen.
  • Materielle Fehler (Rechenfehler) führen nicht automatisch zur Unwirksamkeit einer kompletten Betriebskostenabrechnung. In der Regel ist dann nur der betreffende Punkt in der Abrechnung unwirksam.
  • Die Frist zur Korrektur, ist dieselbe wie die Frist für die Nebenkostenabrechnung allgemein. Korrekturen innerhalb desselben Kalenderjahres sind also meist kein größeres Problem.

Das müssen Sie beim Auszahlen von Guthaben und beim Einfordern von Nachzahlungen beachten

Entsteht aus der von Ihnen nun richtig ausgestellten Betriebskostenabrechnung ein Guthaben für ihre Mieter, so ist die Auszahlung des Guthabens unverzüglich fällig. Was für Sie gut zu wissen ist: Sollte der entsprechende Mieter Mietschulden bei Ihnen haben, so können Sie das Guthaben auch einfach mit den Schulden verrechnen. Das ist sehr praktisch, muss so aber auch im Mietvertrag vereinbart sein.

Entsteht aus der Nebenkostenabrechnung hingegen ein Nachzahlungsanspruch, dann können Sie den Betrag nach im Mietvertrag festgelegten Bedingungen einziehen oder einfordern. Üblich sind hier z.B. vier Wochen als Frist.

In dem Kontext ist vielleicht noch gut zu wissen, dass Mietern eine großzügige Frist für Einwendungen von 12 Monaten ab Zugang der Nebenkostenabrechnungen zusteht. Wenn dann also nach 11 Monaten noch Einwände eingehen, dann müssen Sie sich wohl oder übel auch damit ernsthaft befassen.


Ich hoffe ich konnte Ihnen als privater Vermieter ein paar wertvolle praktische Tipps für das Erstellen der Betriebskostenabrechnung geben. Die Gesetzeslage entwickelt sich dabei aber ständig weiter. Unter Betriebskosten im Mietvertrag empfehle ich daher eine Formulierung bzgl. neuartiger technischer Entwicklungen aufnehmen. Dann sind Sie für die gesetzliche Einführung von Kohlenmonoxid-Warnmeldern zum Beispiel gewappnet.

All diese Entwicklungen immer im Blick zu haben ist herausfordernd. Wenn Sie im Raum Hamburg Wohnungen oder Häuser vermieten, dann übernehmen wir gerne deren Verwaltung bereits aber 1 einzigen Wohneinheit. Das schließt das Erstellen der Nebenkostenabrechnung mit ein. Unsere attraktiven Konditionen ab 20€ pro Wohnung finden Sie hier.

Herzlichen Dank fürs Lesen! Kontaktieren Sie mich gerne mit Ihrem Feedback.

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